みんな大好きサイボウズLive。6月になり、データすべてをエクスポートできるようになりました。
ということは、データを持って新しいグループウェアに引っ越しもできるということ。
そこで、サイボウズLiveからの引っ越しを想定したデータインポート機能を持つグループウェアを探してみました。
有料・無料、提供予定というサービス混在しています。ご了承ください。
目次
無料プラン&格安PTAプランあり！ Stock
Stockは2017年に登場した比較的新しいサービスで、なんといっても、サイボウズLive専用のインポート機能がついています！
サイボウズLiveから引き継げるデータは「掲示板」「ToDoリスト」「メンバー名簿」の3つで、サイボウズLiveの掲示板機能を最も簡単に引き継げるツールです。もちろん無料プランでもインポート機能は使えますのでご安心を。
引っ越し方法は超簡単。
- 右上の設定をクリック→各種変更をクリック
- サイボウズLiveからのデータ移行をクリック ※掲示板・ToDoの添付ファイルはサイボウズLiveのエクスポート対象外。
- インポート成功すると管理人に通知が届きます。
無料プランではノート数70(サイボウズ分含む)、容量は1GBまでですが、教育機関に関するチーム(研究室・ゼミ・学生団体)にはアカデミックプラン、PTAや自治会にはNPO・任意団体向けプランがあるので複数年運用していくなら有料プランを検討してみてもいいかも。
計算してみたのですが、NPOプランなら年間9,800円で30GB、すべての機能が使えて100人までOK。
一番お安いエントリープランは5人まで、運用費も年間23,760円になるので、かなりお得ですよね。
あと画面の下の方に「鬼ツッコミ」という運営チームへのご意見ボックスがついているので、「こういう機能が欲しいです」と切々と訴えたら実装してくれるかもしれません。
サイボウズLiveと同じ系列のサイボウズOffice
同じ運営会社が提供するサービスなので、使い心地が一番近いのはサイボウズ Officeだと思います。が、有料プランしかありません。
同じ会社ですが、LiveとOfficeとの間に連携や同期はなく、Liveのデータをエクスポートし、Officeにインポートするという作業が必要です。引き継げるデータはメンバー名簿のほか、イベント、掲示板、ToDoリスト、チャット、タイムライン、共有フォルダ。コメント欄など、引き継げないデータもあります。スタンダードコースは最低5人から、1人月額500円～。
なので、最少人数の5人でも、1ヶ月の費用は500円×5人=2,500円。1年間運用すると29,400円になりますが、NPOや任意団体は300ユーザーまで年額 9,900円という「チーム応援ライセンス」が使えます。※審査があります。
今までのデータをそっくり引き継いで運用できることから、使い心地重視のチームはLiveからOfficeへ移行するのがベストかも。非営利目的のチームはお安く利用できるプランもありますしね。
ガントチャントでプロジェクト管理が簡単！ Backlog
BacklogはサイボウズLiveのデータインポート機能の提供を表明しているグループウェアです。2018年6月時点では乗り換えサービスは提供されていません。
Backlogはプロジェクト管理に特化したグループウェアなので、どちらかというとビジネス向きですが、運動会や夏祭りとか、講演会とか、記念行事とかの準備を抜かりなく行いたいPTA会長・部長さんにもぴったりですね。同じ会社が運営しているディスカッションツールTypetalkとも連携するので、チャット機能もつきます。ガントチャートが作れるのが特徴です。ただし無料プランには、プロジェクトは1つ、ユーザーは10人まで、容量は100MBという制限があります。
コミュニケーションに特化！ チャットワーク
チャットワークもまたサイボウズLiveのデータインポート機能を提供すると表明しているツールなのですが、今のところどんなデータを読み込めるのか不明です。
名前の通りチャットツールなので、メッセージやファイルのやり取りには特化していますが、掲示板はないのでノウハウ蓄積は別にGoogleドライブでドキュメントやスプレッドシートを共有する必要があります。←私のチームはこれで運営されています。
なので、サイボウズLiveからの乗り換え組を意識して、もしかしたら掲示板やカレンダー機能を追加してくる可能性もありますね。それで最近無料プランの仕様が変更になったのかなあ…。
まとめ
CSV形式のデータを読み込めるグループウェアは他にもあるんですが、読み込みにコツが必要だったり文字化けしたり、なんだか難しそうなので、省きました。サイボウズLiveからの乗り換えを想定してサービス提供を行っているところは、2018年6月時点では少ないです。
サイボウズLiveはもう終了決定なので、リミットぎりぎりまでサイボウズLiveの利用を続けるのはどうかなぁと個人的には思います。どこに行くにしても「なんかちょっと違うなあ」はつきまとうので、引っ越し先を決めて、新しいグループウェアに慣れていったほうが役員さんの負担軽減につながるのではないでしょうか。そう、グループウェアは役員の負担軽減のためのツールなんですから。
※情報は2018年6月時点のものです。価格はすべて税抜です。
