PTAの連絡方法といえばLINEが主流ですが、資料の閲覧、編集などが必要になるとLINEだけでは少々心もとないものです。また、プライベートと分けたいという人も多いでしょうし、PTAの連絡網を作るにしても改正された個人情報保護法の壁が立ちはだかるようになりました。
そんなPTA役員の声に応えてきたサイボウズLiveが2019年で終了します。今回はこうしたデジタルツールに慣れていない役員さんもいることを想定して、初心者でも使いやすい「無料で使える」情報共有サービスをピックアップしてみました。今回は簡易的な使い方を想定しているので、チャットツールがメインです。
本格的にグループウェア運営経験がある役員さんや組織の方はこちらでサイボウズLiveの代替に使えそうなサービスを紹介していますので、ご覧ください。
目次
PTAだからこそ、マルチデバイスで無料が必須条件
無料で使えるグループウェアはたくさんありますが、保護者のスペックも人それぞれ。持っている端末も人それぞれ、ということで、スマホやパソコンなどデバイスを選ばずに使えること、機能に少々制限がかかっても無料で使えることが条件です。
サイボウズLiveの機能をおさらい
- 掲示板
- ファイル共有
- チャット
- 通話機能
サイボウズLiveはグループウェアの基本的な機能を押さえていて、無料でした。この機能を持っていて、かつ無料で使えるサービスを探します！
ところで、グループウェアとは何ですか？
メンバーで情報を共有するツールです。予定表やタスク、掲示板、共有フォルダ、チャット機能などがついています。今回は回覧板やディスカッションなど、コミュニケーションメインのサービスを探します。
LINEで十分なのでは？
連絡だけならLINEやメールだけで足りると思います。連絡だけならね。
グループウェアの注意点！
基本的に、どのグループウェアも既読機能がありません。未読か既読か確認したいのならLINEやハングアウトといった無料通話アプリを選びましょう。
グループウェアの大御所「チャットワーク」
ビジネス用のグループウェアとして定番になっているチャットワーク。
ビジネス目的でなくても使えます。プライベートで使っている人は見たことありませんが。
現在はチャットツールがメインですが、早々にサイボウズLiveの代替サービスになるべく、データの引き継ぎツールを提供すると表明しているので、今後予定表や掲示板といった機能をつけて本格的なグループウェアに変身する可能性があります。まだわからないけど。
ChatWorkでは今後、「サイボウズLive」からチャットワークへの移行を検討しているユーザーを対象に、「サイボウズLive」のデータをインポートできる機能を提供することを決定しました。
- 個人間でのメッセージのやり取り
- グループでのメッセージのやり取り
- メッセージ検索機能
- タスク管理
- ファイル共有
- ビデオ通話、音声通話
無料プランだとグループは14、容量は5GBまでですが、PTAなら十分なのでは。
個人的にはスマホからでもアプリダウンロードせずに使えるという点を評価しています。
が、アプリでないと新着のお知らせが出ません…
グループウェアの大型新人「Wantedly Chat」
Sync(シンク)から名前を変えたWantedly Chat。
基本的な機能はチャットワークに同じですが、違う点は、
- タスク管理機能がないこと
- Google DocsやDropboxといった一部のクラウドストレージが利用できること
- 添付ファイルをプレビューできる
など。
Wantedly Chatの提供主、Wantedlyはチャットのほかにもビジネス用のサービスを提供しているので、もともとWantedlyを使っている人はチャットワークより便利だと思います。
スマホでの利用はアプリをダウンロードして使います。
見た目だけならよりスタイリッシュ(に感じる)Wantedly Chatが好みかも。
少人数でワイワイ向き「サークルスクエア」
サークル活動のためのグループウェア。
- スケジュール共有・出欠管理
- ツイッター風の短文連絡機能
- 掲示板
- メール配信
- アンケート
- インフォメーション
- 会計
などサークルの活動に必要不可欠な機能がたくさんついているだけでなく、
- アルバム共有
- ホームページ作成
- ブログ
など、外部への情報発信もできてしまうという優れもの。
確かにPTAでは情報を共有するだけでなく、メールの一斉送信が必要になったり、アンケートの回収などもあります。「○○のお知らせ」は学校からプリントで配ってもらってもいいけど、アンケートを紙で回収すると集計が地獄(経験済み)。このあたりはビジネス用グループウエアにはついていない機能です。
ただし無料版には制限があり、たとえば過去スケジュールは6か月、つぶやきは40件、フォルダ容量は100MBとなっているため、古いデータの削除や整理が必要です。長期間の運用には不向きかもしれません。
ブログやホームページ機能は、活動内容を知ってもらうのに効果的。別に用意するとなるとサービスを探したりアカウントを作ったりする手間が必要なので、便利ですね。クラブの保護者会ならともかく、PTA本部役員には不要かもしれませんが…。
番外編：Googleのツールでもできそうな気がするけど…
ここまでグループウェアを紹介しておきながらアレですが、Googleツールだけでも十分いけるんじゃないかという気もします。グループウェアは参加者全員がアカウントを取る必要がありますが、Googleアカウントならもう持っているという人も多いはず。
ただハングアウトやカレンダー共有程度ならまだしも、スプレッドシートやGドキュメントを触ることになるのなら、参加者全員が使い方を知っていないと、カオスになる・脱落者多数という恐ろしい結末を招く可能性がありますね。
とはいえ、書面を共同して作成・管理ができるのはメリットだと思います。
まとめ
で、結局何がいいの？ということですが、ビジネスっぽいやり取りで済みそうならチャットワークかWantedly Chat、少人数でワイワイやりたいならサークルスクエアかなと思いました。
ただPTA役員は本当に人それぞれで、パソコン持ってない、タブレットもスマホもゲームやネットサーフィン、よくてショッピング程度、当然パソコンは使えない～という人も多いのが難点。リテラシーもバラバラです。
敷居を上げて脱落者を出すと使える人に負担が押しよせて、結局特定の人に負担が集まる図式は変わらないので、初めて導入するなら、使う人同士でどれがいいか話し合って決めたほうがいいかもしれません。
新役員さん、がんばって。
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