PTA活動にグループウェアを導入するならここに注意! 失敗からわかってきたこと

在宅のwebライターなので、普段の業務はチャットワークとGoogleドライブのツールを使って行っています。電話やメールは使いません。こういう働き方に慣れているので、「PTA活動って回覧文作ったりスケジュール管理が必要だったりするから、グループウェア使ったら便利になるんじゃないかな」と思った部長の私。
試しに一つのチームに導入してみようと思いました。

でも失敗しました。

いやーなんでだろう…?
そこで敗因の原因を明らかにしてみたいと思います。私のケースに当てはまる場合はグループウェア導入は大変そうですよ。

一応、チーム全員、自宅にネットにつながったパソコンはあった

グループウェア導入以前に、全員家で作業ができるのか確認を行いました。
身バレ防止のためにフェイク入れるので、つじつまが合わない部分が出てきてもご了承ください。

私の担当する専門部は、行事ごとにチームを組んで活動をします。私は各人への指示出しとチェックを行うリーダーです。
保護者への配布物も作成するので、パソコンでスキルは必須です。

だから確認しました。
「みなさん、ネットにつながったパソコン持っています?」

持っているというお答えでした。だったらいけるか…と思ったのですが。

「印刷したものを渡したらいいんじゃないですか?」

私はリーダーなので、最終的な確認は私がします。
誤字脱字はもとより文章のおかしな点、学校の配布物で決められているトンマナルールがあるので、それを守っているかチェックをし、印刷します。すべての配布物には作成した役員さんではなく、部長である私の名前が入ります。でもって、印刷するのはリーダーの私なんですよね。

だから最終的には完成品をデータで欲しかったので、普段業務で使っているチャットワークに登録をお願いしました。
全員で6人いますが、登録したのは2人のみ。
そのうち「これ便利ですねー、知らなかったな」と言ってくれたのは1人のみ。

で、チャットワークでスケジュールや作業の管理をしたいのですが…と言ったら私以外顔を見合わせ、
「連絡ならLINEでいいよね?」
「文書は印刷したものを渡したらいいじゃないですか?」
「データはUSBメモリで渡したらいけないんですか」

印刷したものを修正するとなると、私がチェック入れて作成者本人に突っ返して修正してもらいまた印刷して私に提出してもらい、それを原本に印刷することになります。データなら「ここだけ直しとこ」ってできます。配布物の中には行事の写真も含まれるため、写真NGの子がいないかどうか学校にチェックしてもらう必要があります。ひとつの配布物を作るのに「リーダー」「学校」のチェックは必須なんです。

それに、パソコン持ってても「普段使わない」という人ばっかりだったんで、パソコンスキルに不安があったから、すぐにやり取りできるチャットワークのほうが便利かなって思ったのです。そのかわり役員会は減らすつもりでした。今まではわかる人が全部やるか、学校に集まって作業をしていました。どちらも負担が大きかったので、止めたかったのです。

やるなら徹底してオンラインツールを使う覚悟をせよ

今回の敗因は「USBメモリ」の存在と言えましょうか。

小学校が持っている写真などのデータの受け渡しはUSBメモリを使うので、専門部ではずっとデータの受け渡しツールとしてUSBメモリを使っていました。
だから役員全員、チャットワークへの登録の必要性を感じなかったのでしょう。
メモリ紛失に気を付ければ、データの外部流出のリスクもなく安全な方法ではあります。ただスピード感がない。しかたがないので各人の締切をだいぶ前に倒して、私の修正時間を取れるようにしました。申し訳ない…。

というわけで、PTAなりボランティアなりの組織においてグループウェア導入を考えているなら「徹底して」これ以外を使わない方向でやる勢いでないと「めんどうくさーい。メールでいいじゃん。LINE便利だしー」という人が必ずいます。
あ、ちなみに普段の連絡はLINEです。ただパソコンでの作業が多いので(チェック入れるのワードやエクセルの原稿だし)、パソコンで使えるグループウェア導入したかったの…。

導入しやすさを考えたら、スマホで使いやすいものがいい

グループウェアもたくさんあり、特徴も様々です。導入する際には「何に重点を置いているか」で選ぶサービスが変わってきます。単純に連絡網として使うだけならLINEで十分ですが。

ですが、今回の失敗でつくづく思ったのは、家にパソコンがあっても、私のように業務で使っているケースでもない限り、ほとんどの人にとってパソコンはインテリア化しているということでした。普段使うのはやっぱりスマホ。スマホのほうが敷居が低いんです。

だから、導入するに当たり「敷居が低くみんなが取り入れやすい」という点は重要です。

LINEが普及したのは、「みんなが使っているから」にほかならないですよね。もっとほかのサービスが選択肢としてあってもよさそうなのに、日本の場合はLINE一強です。これはもうみんな使っているから、連絡取るのにLINEが便利だからです。
個人的にはLINEはあまり好きではないのですが、普及率の高さで連絡網が作りやすかったです。「みんな使っている」これ大切です。
そして現在は、パソコンよりスマホのほうが「みんな使っている」ツールです。だから、スケジュール管理やメッセージのやり取りなど、パソコンではなくコミュニケーション重視のグループウェアが欲しいなら、スマホでの使い勝手を重視するのも大切かなーと思いました。

まとめ

会社と違い、PTAのようなボランティア組織のリテラシーはばらばらです。そこにあえてグループウェアを入れるなら、目的に応じてサービスを選びましょう。

  • スケジュール共有やタスク共有などで全員とコミュニケーションを取るのが目的なら、スマホで使いやすいもの
  • 文書や資料作成がメインになり、参加者にパソコンスキルを求めるものなら、目的に応じた機能を持つグループウェア

使いやすさに関しては公式サイトで外見くらいはチェックできますので、そのあたりも心に留めて探してください。

そして使うと決めたら「他の選択肢なく、このツールのみで完結させる」勢いでないと導入できません。

世の会長さん、リーダーさん、健闘を祈る!

 

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